¿Cuál es su función como administrador?
En su organización, su función como administrador de Nubetis CRM corresponde a brindar un ecosistema de confianza a sus empleados, en el que puedan prosperar con éxito.
Hay una lista de actividades que debe llevar a cabo para utilizar los beneficios de las herramientas de CRM de la mejor manera posible; veamos algunos ejemplos de sus acciones fundamentales:
- Permita que sus empleados conozcan y utilicen las herramientas de CRM de manera adecuada
- Personalice la plataforma de CRM de acuerdo con las necesidades de su empresa
- Diseñe procesos automatizados para contribuir a que los representantes de ventas trabajen más rápido y se enfoquen en lo que más importa
- Analice las métricas comerciales y aproveche al máximo el uso de los datos
En las secciones que se indican a continuación, lo ayudaremos a descubrir sus funciones y acciones durante la implementación de Nubetis CRM para su organización:
- Configuración de cuenta de la organización
- Protección de la cuenta de CRM
- Administración de usuarios, funciones y permisos
- Personalización de la cuenta
- Automatización de los procesos comerciales
- Administración de datos
Configuración de cuenta de la organización
Como administrador, el primer paso hacia la implementación de Nubetis CRM en su organización implicará ingresar información en los ajustes personales y definir la información de la organización, que estará visible para todos los usuarios de todos los departamentos. También deberá definir los ajustes de email de su cuenta de CRM.
Ajustes personales
En primer lugar, personalice su cuenta de CRM mediante el cambio del idioma y la zona horaria, dirijase a Configuracion > Ajustes > Localización
Además, agregue la firma personalizada que usará en los Emails empresariales que enviará con Nubetis CRM, haga clic en el icono superior derecho con la imagen de su usuario y haga clic en Editar perfil, ademas podra cambiar sus datos e imagen de perfil.
Ajustes de la organización
Información de la empresa: agregue la información de su empresa, como el nombre empresarial para todas sus comunicaciones comerciales, la ubicación internacional, la zona horaria en Configuracion > Ajustes > Información de la empresa. Personalice el logotipo de la empresa, dirijase a Configuracion > Ajustes > General
Ajustes de Email
Configure su cuenta de correo electrónico en Nubetis CRM a través de IMAP para trabajar con el equipo de ventas y correos electrónicos desde un solo lugar. Ve a Configuracion > Ajustes > Email, Este correo sera por defecto el que utilice el sistema, ademas cada usuario podra configurar su propia cuenta de Email, solo debe dirigirse a Configuracion > Email avanzado > Configuración
Protección de la cuenta de CRM
Cuando administra información importante, como datos de clientes, ingreso anual de la empresa, información de partes interesadas y otro tipo de información similar, debe adoptar medidas preventivas para resguardar las cuentas del acceso no autorizado. Para garantizar esto, Nubetis le permite habilitar el Two Factor Autentication (Doble factor de autenticacion) La configuración de seguridad se emplea para garantizar que pueda brindar un ecosistema seguro a sus clientes, ya que lo último que desea es poner en riesgo su información personal a partir de redes desconocidas y no seguras.
Administración de usuarios
Cuando configure su cuenta de CRM, el próximo paso implicará agregar a usuarios y determinar sus funciones y permisos en torno a los cuales realizarán tareas específicas. Un usuario corresponde a la persona que administra registros dentro de la organización, ya sean propios o los que comparten otros usuarios. Puede agregar usuarios según la edición que adquirió y la cantidad de licencias de usuario que se autorizan. Todos los usuarios pueden iniciar sesión en sus cuentas con una dirección de email y una contraseña. A todos los usuarios se les asigna una función en CRM según su puesto jerárquico dentro de la organización. Puede agregar funciones según la estructura de su empresa; por ejemplo, gerente de ventas, representante de ventas, entre otros, y establecer una jerarquía de funciones. La creación de funciones le permitirá brindar un nivel adecuado de acceso a los usuarios dependiendo de su puesto.
Perfil es una recopilación de permisos que les conceden a los usuarios acceso a un conjunto de herramientas y funciones. Una vez que haya definido las funciones de los usuarios, tendrá mayor claridad con respecto a los tipos de acciones que desea que lleven a cabo dentro de CRM y, en torno a tales acciones, puede crear perfiles y asignarlos a los usuarios correspondientes.
Hay dos tipos de permisos predeterminados de perfil disponibles:
- Administradores: los usuarios que pueden acceder a todo el sistema. Debe haber al menos un administrador para acceder a todos los datos y las funciones de su cuenta de Nubetis CRM. Ejemplo: un director ejecutivo o un funcionario superior o directivo de máxima autoridad.
- Usuarios estándar: los usuarios que pueden acceder a los datos según los permisos definidos (perfiles) y las funciones de la organización. Por ejemplo: gerentes de ventas, gerentes de marketing, agentes de asistencia, etc.
Además, dependiendo de las necesidades de su empresa, puede restringir o permitir el acceso a funciones específicas mediante el uso de la opción de administración de permisos de perfil. En ocasiones, se requiere que distintos integrantes del equipo participen activamente en un proyecto o acuerdo en particular. En tales casos, puede habilitar las reglas de uso compartido de datos para conceder acceso ininterrumpido de equipos y departamentos a los registros.
Usuarios, funciones y perfiles
- Usuarios: agregue usuarios a la cuenta de CRM y asígneles Cargos y perfiles. Tenga en cuenta que solo podrá agregar nuevos perfiles y cargos después de agregar un usuario a la cuenta. En el caso del primer usuario que agregue, se puede asignar el Cargo (director ejecutivo, gerente) y el Perfil (administrador, estándar) definidos por el sistema.
- Perfiles: cree perfiles que definan los permisos de acceso a los distintos módulos y funciones de CRM.
- Cargos: además, configure la estructura jerárquica a nivel de toda la organización mediante la creación de Cargos y su asignación a los usuarios.
Administración de datos
Hay muchas operaciones comunes que realizaría como administrador. De ellas, dos tareas importantes corresponden a mantener una base de datos limpia y descubrir estrategias para evaluar y mejorar la calidad de sus datos en CRM. Entre algunas de sus actividades diarias se incluirían las siguientes:
- Importar datos de fuentes externas a CRM
- Exportar datos de su cuenta de CRM
- Deduplicar su base de datos
- Utilizar palabras clave adecuadas para filtrar sus datos
- Utilizar la navegación a nivel de página y registro para detectar datos
- Realizar operaciones masivas para ahorrar tiempo y esfuerzos
- Organizar eventos en el calendario de CRM